QUY TRÌNH GỬI HÀNG, ĐÓNG GÓI VÀ NHỮNG LƯU Ý TRƯỚC KHI SỬ DỤNG DỊCH VỤ GỬI HÀNG

Gửi hàng là một hoạt động quen thuộc trong thời đại số, nhất là đối với các chủ shop online. Tuy quen thuộc là vậy nhưng không phải người bán nào cũng nắm rõ quy trình gửi hàng, đóng gói hàng hóa để tránh rủi ro khi vận chuyển. Bài viết sau đây, VTSPOST sẽ hướng dẫn bạn cách đóng gói hàng hóa đúng nhất và chi tiết từng bước trong quy trình gửi hàng. 

Tại sao cần đóng gói hàng hóa đúng cách?

Đóng gói hàng hóa là một bước không thể thiếu trước khi thực hiện quá trình vận chuyển. Vậy, tại sao cần đóng gói hàng hóa đúng cách. Dưới đây là một số lý do cụ thể: 

• Đảm bảo hàng hóa luôn an toàn trong quá trình vận chuyển: Những đơn hàng được đóng gói, bảo quản đúng cách sẽ tránh được tác động từ môi trường, hạn chế va chạm, hư hỏng, nứt vỡ trong khi vận chuyển và đến tay người nhận an toàn

• Đóng gói đúng cách giúp phân loại, vận chuyển dễ dàng hơn: Hàng hóa đóng gói đúng cách, có đầy đủ thông tin người nhận sẽ giúp đơn vị vận chuyển dễ phân loại, thời gian chuyển hàng được rút ngắn, hàng hóa đến tay người nhận sớm nhất. 

• Thể hiện sự chuyên nghiệp, ấn tượng với người nhận: Hàng hóa được đóng gói đúng cách, đẹp mắt thể hiện sự chăm chút kỹ lưỡng của chủ shop đối với từng sản phẩm, mang đến sự hài lòng cho khách hàng.

Đóng gói hàng hóa là một bước vô cùng quan trọng trước khi vận chuyển

Quy chuẩn đóng gói trước khi gửi hàng

Hàng hóa được đóng gói đúng cách phải đáp ứng được tiêu chuẩn của đơn vị vận chuyển. Cụ thể, một số quy chuẩn cần biết khi đóng gói gửi hàng đối với một sản phẩm cơ bản như sau: 

• Chất liệu đóng gói sản phẩm thường là thùng carton, hộp bìa cứng. Bên trong gói hàng có vật chèn như giấy bọt khí, bọc chống sốc, mút xốp, mút cứng,... tránh việc hàng hóa bị xê dịch khi vận chuyển. 

• Bên ngoài gói hàng được gói kín bằng băng keo, không dùng dây thừng hay dây vải để bọc hàng hóa. 

• Đối với các mặt hàng dễ bị bẩn, ướt như quần áo, túi xách, vải, giày dép, giấy tờ, nên cho vào túi nilon dán kín trước khi đóng gói. 

• Các loại hàng hóa dễ vỡ phải được bao bằng bọc chống sốc, dán băng keo quanh các cạnh sắc nhọn để sản phẩm không bị gãy, vỡ khi vận chuyển

• Kích thước hàng hóa có trọng lượng tối đa là 30kg, chiều dài 1 chiều tối đa 150cm. 

Ngoài ra, với những hàng hóa cồng kềnh, có kích thước lớn, bạn nên nhờ nhân viên tư vấn của các đơn vị vận chuyển để nắm được quy cách gói hàng đúng nhất. 

Đóng gói sản phẩm theo đúng quy chuẩn của đơn vị vận chuyển

Hướng dẫn đóng gói hàng hóa

Mỗi loại hàng hóa sẽ có một cách đóng gói khác nhau. Dưới đây là hướng dẫn đóng gói hàng hóa theo từng loại hàng: 

Hướng dẫn đóng gói hàng điện tử giá trị cao

Hàng điện tử giá trị cao cũng có nhiều kích thước khác nhau. Nhưng đặc điểm chung là các mặt hàng điện tử rất dễ vỡ, hư hỏng nếu không đóng gói, vận chuyển cẩn thận. 

Cách đóng gói hàng điện tử kích thước nhỏ: 

Với những món đồ điện tử nhỏ như: máy ảnh, điện thoại, laptop, đồng hồ,... cách đóng gói như sau: 

• Bước 1: Chuẩn bị đồ gói hàng gồm: túi khí, băng keo, thùng carton, xốp mềm, bao nilon.

• Bước 2: Bọc bên ngoài sản phẩm bằng bao nilon, dùng băng keo dán cẩn thận. Bọc bên ngoài bằng túi khí. 

• Bước 3: Đặt sản phẩm vào thùng carton, bọc xốp xung quanh để hạn chế va đập khi vận chuyển rồi dùng băng keo dán chặt bên ngoài thùng. 

• Bước 4: Dán phiếu ghi đầy đủ thông tin người nhận, tem ghi chú “hàng dễ vỡ” ngoài cùng. 

Cách đóng gói hàng điện tử kích thước lớn như: tivi, màn hình máy tính

• Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ nguyên liệu gói hàng như: xốp mềm, thùng carton, túi khí, băng keo

• Bước 2: Bọc xốp xung quanh 2 mặt sản phẩm, gia cố bằng băng keo bên ngoài

• Bước 3: Bọc túi khí bên ngoài sản phẩm, dùng băng keo gia cố chắc chắn. 

• Bước 4: Dán tem ghi chú “hàng dễ vỡ” bên ngoài rồi dán phiếu thông tin người nhận. 

Hướng dẫn gói hàng hóa đối với hàng dễ vỡ

Những mặt hàng như sành, sứ, thủy tinh, gương, kính,... rất dễ vỡ trong khi vận chuyển nếu không cẩn thận. Vì thế, những loại hàng hóa này cần được đóng gói kỹ càng theo từng bước sau: 

• Bước 1: Chuẩn bị nguyên liệu gói hàng gồm: thùng carton, xốp khí, băng keo, mút mềm

• Bước 2: Bọc 3-4 lớp xốp khí bên ngoài sản phẩm, dùng băng keo dán bên ngoài sao cho chắc chắn. 

• Bước 3: Đặt sản phẩm vào thùng carton, chèn thêm mút mềm hoặc tấm bọt khí, xốp, hạt xốp để lấp đầy khoảng trống giữa sản phẩm và thùng carton, tránh bị xê dịch. Dán băng keo bên ngoài để cố định thùng. 

• Bước 4: Quấn thêm 2-3 lớp xốp bong bóng bên ngoài thùng, dùng băng keo dán lại để sản phẩm không bị rơi ra khi vận chuyển. 

• Bước 5: Dán ghi chú “hàng dễ vỡ” và phiếu giao nhận ở bên ngoài gói hàng. 

Hướng dẫn đóng gói hàng hóa đối với thực phẩm

Hàng hóa là thực phẩm không đòi hỏi quá cao về việc đóng gói. Tuy nhiên, bạn vẫn nên đóng gói cẩn thận để tránh việc bị rơi trong quá trình vận chuyển. Cụ thể, cách đóng gói như sau: 

• Bước 1: Chuẩn bị nguyên liệu gói hàng gồm: xốp khí, vật liệu chống va đập, chống thấm nước hoặc màng PE.

• Bước 2: Quấn bên ngoài bằng vài lớp màng PE hoặc vật liệu chống va đập, chống thấm nước rồi dùng băng keo để cố định bên ngoài. 

• Bước 3: Bọc thêm một lớp xốp khí bên ngoài sản phẩm. Có thể thêm gói hút ẩm bên trong để đảm bảo chất lượng thực phẩm khi vận chuyển. 

• Bước 4: Dán tem ghi chú và thông tin người nhận bên ngoài gói hàng. 

Đóng gói hàng hóa cẩn thận để đảm bảo an toàn trong suốt quá trình vận chuyển

Quy trình gửi hàng

Lấy hàng - nhận hàng

Người gửi có thể tạo sẵn đơn hàng trên hệ thống của đơn vị vận chuyển. Trong đó, ghi đầy đủ các thông tin của người nhận, thông tin về loại hàng hóa, kích thước, cân nặng. Sau đó, đóng gói hàng hóa theo đúng quy chuẩn của từng loại sản phẩm và chờ đợi nhân viên của đơn vị vận chuyển đến nhà hoặc kho hàng nhận hàng mang đi gửi.  

Giao hàng 

Khi hàng hóa được chuyển đến bưu cục gần với vị trí của người nhận, chúng sẽ được phân công cho một nhân viên giao hàng cụ thể. Nhân viên giao tiến hành gọi người nhận để trao đổi về thời gian giao hàng. Tối thiểu là 3 cuộc gọi, nếu người nhận không nhấc máy hoặc không liên lạc được, đơn hàng sẽ được tự động chuyển về lưu kho. Ngoài ra, người nhận có thể hẹn giờ giao lại đơn hàng nếu không thể nhận được đơn hàng khi nhân viên gọi điện. 

Khi nhận hàng, người nhận cần kí và ghi rõ họ tên vào phiếu giao hàng để đảm bảo đơn hàng được giao thành công. Người gửi cũng có thể tùy chỉnh được các yêu cầu đối với người nhận và đơn hàng như: không cho xem hàng, cho xem hàng nhưng không thử hàng, cho thử hàng. 

Trả hàng

Những đơn hàng ở trạng thái “Chờ xác nhận giao lại” là những sản phẩm đã được lưu kho nếu người nhận không nghe máy, không liên lạc được. Trong vòng 72 giờ, người gửi có thể yêu cầu giao lại những đơn hàng ở trạng thái này. Nếu không, đơn hàng sẽ tự động chuyển sang trạng thái “Chuyển hoàn” về kho người gửi. Thời gian trả hàng trong nội tỉnh là khoảng 3-5 ngày hoặc 5-10 ngày đối với ngoại tỉnh. 

Lưu ý đến quy trình gửi hàng cho đơn vị vận chuyển

Một số lưu ý trước khi sử dụng dịch vụ gửi hàng

Trước khi sử dụng dịch vụ gửi hàng, chủ shop online nên lưu ý một số điều sau:

• Khi đóng gói, không nên dùng carton, nilon, băng keo cũ, đã bị rách để bảo quản hàng khỏi tác động từ môi trường

• Phiếu giao hàng cần ghi đầy đủ tên, địa chỉ, số điện thoại người nhận để đơn hàng được giao đúng địa chỉ, tránh bị hoàn hàng

• Dán niêm phong đối với những đơn hàng có giá trị cao

• Nên dùng băng keo đóng gói mới để có độ bám dính cao hơn

• Đóng gói đơn hàng đúng theo quy cách của đơn vị vận chuyển để tránh bị trả hàng. 

VTSPOST - Đơn vị chuyển phát gửi hàng uy tín nhất hiện nay

Nhằm đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hóa ngày càng cao của khách hàng, VTSPOST cung cấp dịch vụ chuyển phát gửi hàng uy tín, chất lượng bậc nhất hiện nay được nhiều khách hàng tin tưởng lựa chọn. Quy trình vận chuyển chuyên nghiệp, từ khâu tiếp nhận đơn hàng, xử lý đến vận chuyển đều được thực hiện tuần tự từng bước. Nhờ đó, VTSPOST luôn hạn chế tối đa những sai sót trong vận chuyển, cam kết đơn hàng được giao đúng địa chỉ, thời gian của người nhận